ASSOCIATION LA MATERNELLE DE RAMENA
PROCES-VERBAL DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DU 29 NOVEMBRE 2019
La séance commence à 15h05
Présents : Giorgio, Félicité, Marie, Rachida, Sandra, Zina, Ulricha, Floria, Jesua, Olga, Lucette, Jean-Claude, Mickaël
Excusés : François, Sophie, Fatoumia, Swanie
I/ QUESTIONS COMPTABLES ET BUDGETAIRES
A/ Dons dédiés à Ckassie
Le Président explique que La Chaîne de l'Espoir a couvert les frais engagés à La Réunion (voyage AR Tana/St-Denis, famille d'accueil, hospitalisation, chirurgie) ; l'Appel aux dons lancé dans notre blog www.lionceauxramena.com a rapporté 1200€ (justificatifs à l'appui) et c'est justement le montant des frais engagés par les parents de Ckassie sur le territoire malagasy (versés par Zina) : trajets AR Diego/Tana, diagnostics médicaux, hébergement à Tana, taxi, téléphone, médication (justificatifs à l'appui). C'est pourquoi l'association les Lanternes de Mada a promis de prendre en charge les frais relatifs aux analyses et au contrôle médical de Ckassie à Tana en février (+ trajets, hébergement).
B/ Budget prévisionnel : Zina confirme que les sommes en banque à Diego et à La Réunion auxquelles s'ajoutent les parrainages attendus permettent de payer les salaires de l'année scolaire (sauf dépenses importantes imprévisibles).
C/ Approbation des dépenses de maintenance de l'été : pupitres 100 000Ar, peinture (tables maternelle) 91 000Ar, ciment teinté, taxi, MO (salle GS) 540 000Ar, logements (anc maternelle) 240 000Ar, fontaines, curage du puits (60 000Ar) fournitures scolaires 474 600Ar : adoption à l'unanimité
Pour info, les salaires représentent 3 022 720 Ar / mois en primaire + 1 197 356 Ar / mois en maternelle = 4 220 076 Ar
D/ Effectifs (stables) : Lionceaux = 134 ; Maternelle = 79 ; total = 213 élèves
E/ Réunion enseignants / parents : avant Noël
F/ Démarches SMIDS et CNAPS : faites ; nouvelle carte fiscale : fait
G/ Concernant les reçus fiscaux, le Président explique à quel point la marche à suivre doit être rigoureuse. Un cahier unique, géré par lui, rassemble désormais coordonnées des donateurs, parrains et marraines, somme, date, moyen de paiement, coordonnées bancaires, n° du reçu, nom du filleul ou destination. Il est arrivé dans le passé, à Mada ou ailleurs, que des "humanitaires" apportent des dons sans factures, les estiment à leur façon, et réclament un reçu fiscal indûment. Il nous faut donc archiver toutes les traces des dons faits à l'école, en particulier factures, photos des dons et traces de leur usage à l'école, bref, établir leur traçabilité. Il en va de la responsabilité juridique du Président et de la Trésorière, il en va aussi de l'image de transparence de l'asso et de sa crédibilité.
Rapport financier (à clôturer le 31 décembre) : mentionner l'achat de l'imprimante et le paiement du terrain de basket ;
Le budget de Noël (boissons, biscuits, bonbons etc) est voté à l'unanimité : 300 000 Ar chaque année.
II/ BILAN ET PERSPECTIVES
A/ Approbation du Programme d'action 2019-20 à l'unanimité
B/ Correspondance scolaire : contact est pris avec Aline Kane pour poursuivre la Correspondance scolaire avec l'école de Claudine Dumargue et Christine Dupeux (CM1/CM2)
C/ Jean-Claude assure l'aide aux devoirs de nos anciens élèves scolarisés en collège le samedi matin à l'hôtel La Belle Vue (rue françois de Mahy Diego) et le dimanche matin au Badamera à Ramena (tous les jours pendant les 2 semaines des vacances de Noël)
D/ Planning congés, jours fériés et examens adopté à l'unanimité avec une modification : la rentrée aura lieu le 10 mars et non le 9
E/ Question des élèves décrocheurs : une bonne élève (Avotra Lazaret) décroche sans prévenir ; suivant la décision des parents, Micka paie 5 mois d'écolage ; le lendemain, elle, qui vient d'avoir 18 ans quitte le collège ; elle est convoquée pour s'entendre dire qu'elle doit 91000 Ar d'inscription ; importance des termes du contrat signé par parents et élève avant versement de l'écolage en banque : indiquer que le passage au fokontany sera obligatoire en cas de défection (vote à l'unanimité).
F/ cadeaux lionceaux : appel aux dons (certains enfants n'ont pas de cadeaux de Noël)
G/ Désignation du Père Noël : il est identifié et déjà fier de revêtir la houppelande rouge pour arriver à l'école en quad vendredi 20 matin
H/ Conformément aux décisions prises en début d'année, Zina demande à être remboursée à hauteur de 50% de ses frais médicaux (supérieurs à 100 000 Ar) vote à l'unanimité (ordonnance à l'appui)
La séance est levée à 17h 10
La secrétaire
Félicité